就技術面而言，紙本文件數位化最簡單而且唯一的方式，就是掃描成為數位檔，這中間或許存在一些更有效率的技巧、方法或方案，以及值得注意的細節，但本質上幾乎沒什麼可言，甚至請個工讀生便能搞定。然而，雖然技術本身不是問題，但一牽涉到數量與安全問題時，再簡單的事情也會變得異常複雜。
相對於火紅當道的虛擬化、雲端化、行動化及BYOD等技術與趨勢而言，e化似乎早已成為老掉牙的議題，畢竟今日已經很難找到完全未實施數位化的企業了，頂多只是程度上的差別而已。
但不可諱言的，即使數位化程度再高的企業，依舊有許多流程及環節仍停留在紙本作業階段，最常見的莫過收據、帳單、估價單、合約書、簽呈、請款單、報帳單之類的實體紙本，他們因而成為企業e化的最後一哩，當前不論何種類型或規模的企業多少都有各自數位化上的未完缺口。
個資與表單類成重點
既然當前企業或多或少都已數位化，自然對於e化前後的效率與效益的差異有所了解與體會，但往往因為習慣、技術、人力與預算上的障礙，而留下少許e化的禁區。其中尤以表單類文件最常在數位與紙本之間游移不定，即使許多企業表單早已數位化，但仍然遷就習慣而列印成文件來填寫。也因此，表單類紙本文件，會是接下來紙本文件數位化的重點。
數位化雖然能實現環保的偉大夢想，但這似乎不是企業當前最在意的結果，反觀效率與安全則絕對才是最難以忽視的主要目標，也因為如此，企業終究要揮別紙本並走上全面數位化之路，尤其在BYOD與行動化的推波助瀾下，唯有數位化才能滿足使用者隨時隨地、更有效率地透過各種行動裝置存取資料與應用，甚至還可針對特定流程與電子文件，透過數位簽章進行簽核的動作。
在安全方面，個資法的正式上路，也讓紙本轉數位的文件歸檔需求大增。尤其當前仍有太多紙本文件與個資息息相關，例如應徵工作填寫的履歷表，到診所掛號會填寫的病歷基本資料，甚至走在路上、參加研討會或吃個飯都會碰到的問卷調查。更重要的，過去造成個資外洩事件頻傳的主因，除了網路購物外，實體面最惡名昭彰的莫過於一度非常泛濫的信用卡申辦，以及零售服務業隨處可見的會員申請單。
總之，會要求個人寫的表單實在不勝枚舉，舉凡公務行政、電信通訊、仲介服務、交通運輸、消費賣場、銀行、保險等申辦業務都有一堆要填寫的紙本表單。如何將這些表單數位化並納入控管，會是接下來各類型企業組織會面臨與必須克服的一大挑戰。
效率與安全性是難題
基本上，紙本一旦數位化後，管理上所需注意的地方或可能遇到的困難，與其他數位檔案並無不同。當然，數位檔案的安全問題一直都是最困擾企業的資安主軸與重點所在，但該議題已經討論多時，也不是本文要探討的主題，本文重點會放在紙本文件數位化過程中會面臨的困難。
就技術面而言，紙本文件數位化最簡單而且唯一的方式，就是掃描成為數位檔，這中間或許存在一些更有效率的技巧、方法或方案，以及值得注意的細節，但本質上幾乎沒什麼技術門檻可言，甚至請個工讀生便能搞定。
然而，雖然技術本身不是問題，但一牽涉到數量與安全問題時，再簡單的事情也會變得異常複雜。進一步而言，當前企業組織進行文件數化上的最大困難莫過於待掃描的文件數量一旦太大，就會牽涉出人力、時間、掃描效能、機台穩定等棘手問題的出現。
如果有長時間而穩定的大量紙本文件掃描需求，或許成立一個包含充足人力與高效機台的團隊會比較划算。但如果是突發性的大量掃描需求，那麼企業不太可能為了一時的需求就花大錢買足配備、募集人力，日後大部分的時間卻處於閒置狀態。顯而易見的，有此狀況與需求的企業，勢必得尋求外部的協助，也就是透過委外的方式來達成任務。事實上，當前也不乏許多提供文件掃描專案與顧問服務的供應商，往往是最具成本效益的做法。
但不論是找工讀生抑或委外，都必須注意資訊安全問題，前者可以透過掃描器內建之影像監控與日誌等安全機制來加以防範，後者則可透過載明安全權利義務的簽約來確保資料不致會有外洩的情形。